Checklist de cierre de nómina: cada mes, sin errores
El cierre de nómina mensual se repite cada mes, y precisamente por eso es fácil hacerlo en automático. Pero basta una incidencia que no se registra, una retención de IRPF mal aplicada o unos seguros sociales presentados tarde para que lleguen los recargos, las quejas de la plantilla y las regularizaciones que se arrastran durante meses. Este checklist de cierre de nómina reúne todo lo que hay que comprobar, en el orden en que hay que hacerlo, para que la revisión de nóminas no dependa de la memoria de quien la calcula.
Una nómina bien cerrada es la que nadie tiene que volver a abrir. Con este documento tendrás:
- Una revisión en 5 fases, desde la recogida de incidencias hasta el archivo final.
- Un control de variables y conceptos retributivos: complementos, bonus, dietas, retribución en especie y pagas extra.
- Los puntos críticos de cotizaciones a la Seguridad Social y retenciones de IRPF, donde se concentran los errores más caros.
- Un control de calidad con comparativa mensual y revisión cruzada antes de confirmar.
- Los plazos legales de pago y presentación (RLC/RNT, modelo 111), revisados por nuestro equipo jurídico.
Un error en nómina no se queda en un mes
Último día
del mes siguiente para ingresar las cotizaciones a la Seguridad Social
20 %
de recargo si las cuotas se ingresan fuera de plazo
1 año
en el que el trabajador puede reclamar cantidades mal abonadas en nómina
Una herramienta para que cualquier persona del equipo de RRHH o administración cierre la nómina con método:
- Un orden claro: qué revisar antes de calcular, durante el cálculo y al cerrar el mes, punto por punto.
- Seguridad jurídica: tipos de cotización, bases, bonificaciones e IRPF comprobados para evitar recargos y sanciones.
- Cero sorpresas para la plantilla: netos, IBAN y vacaciones verificados antes de que llegue la transferencia.
- Un proceso que se puede auditar: revisión cruzada y archivo conforme a protección de datos y plazos de conservación.
- Menos regularizaciones: los errores se detectan antes de confirmar la nómina, no cuando llega la reclamación del trabajador.
Descarga el checklist de cierre de nómina gratis
Descargar ahoraDudas habituales sobre el cierre de nómina
Cerrar la nómina cada mes plantea preguntas que se repiten en casi todas las empresas. Aquí resolvemos las más comunes entre los equipos de RRHH y administración que quieren pagar a tiempo y sin regularizaciones.
¿Qué es el cierre de nómina?
Es el proceso que sigue una empresa cada mes para calcular, revisar, pagar y documentar los salarios de su plantilla. Incluye recoger las incidencias del periodo, aplicar los conceptos retributivos, calcular cotizaciones y retenciones, validar el resultado y cumplir con los pagos y presentaciones obligatorias.
¿Cuáles son los errores más comunes en las nóminas?
Los más habituales son incidencias que no llegan a tiempo (bajas por IT, horas extra, cambios de jornada), retenciones de IRPF desactualizadas, bonificaciones mal aplicadas y errores en datos bancarios o de afiliación. Casi todos se detectan con una revisión sistemática y comparando la nómina con la del mes anterior.
¿Cuándo hay que pagar los seguros sociales?
Las cotizaciones de un mes se ingresan, por norma general, hasta el último día del mes siguiente. Si se pagan fuera de plazo se aplican recargos que pueden llegar al 20 % de la deuda, además de los intereses de demora que correspondan.
¿Qué pasa si una nómina tiene un error?
Hay que corregirlo cuanto antes, normalmente con una regularización en la nómina siguiente o un recibo complementario y, si afecta a la cotización, con la liquidación complementaria correspondiente. Si el trabajador ha cobrado de menos, dispone de un año para reclamar la diferencia.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las nóminas?
Como mínimo cuatro años, que es el plazo de prescripción de las obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda, siempre aplicando la normativa de protección de datos. El checklist incluye este punto en la fase de archivo, y si tienes dudas sobre tu caso concreto, nuestro equipo puede revisarlo contigo.
Que cada nómina se cierre a la primera
Una nómina revisada con método evita recargos, cuida la confianza de la plantilla y ahorra las horas que se pierden corrigiendo errores en los meses siguientes.
Descarga el checklist, ajústalo a tu calendario de cierre y conviértelo en el punto de partida de cada mes, calcule la nómina quien la calcule.
