Los 7 errores documentales que disparan las sanciones en una Inspección de Trabajo

En una Inspección de Trabajo, lo que no está documentado, para el inspector, no existe.

La mayoría de las actas no nacen de grandes fraudes, sino de papeles que faltan, están incompletos o no cuadran entre sí: un registro de jornada sin horas de salida, un contrato temporal sin causa concreta o una nómina que no coincide con lo cotizado. Cuando llega el requerimiento, la empresa suele tener pocos días para aportar la documentación, y es entonces cuando estos fallos salen a la luz.

El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027 marca como prioridades la contratación temporal y a tiempo parcial, el tiempo de trabajo, la Seguridad Social, la prevención de riesgos y la igualdad. Son justo las áreas donde se concentran los errores que repasamos a continuación.

Para cada uno verás qué suele pedir el inspector, dónde falla la empresa, qué sanción podría conllevar y cómo corregirlo antes de que nadie lo pida.

Qué pide el inspector: el registro diario de cada persona trabajadora, con hora de entrada y de salida, conservado durante 4 años (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

Dónde falla la empresa:

• Registros con el mismo horario todos los días, que no resultan creíbles.
• Huecos en días de teletrabajo, viajes o trabajo en cliente.
• No conservar los registros de años anteriores o no poder entregarlos a tiempo.
• Horas extra que aparecen en el registro pero no en la nómina.

Posible sanción: el incumplimiento del registro de jornada puede calificarse como infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros. Si se detectan horas extra no pagadas ni cotizadas, el problema puede extenderse a salarios y Seguridad Social.

Cómo corregirlo: revisa que el sistema registre la jornada real, también fuera de la oficina, y que lo que se ficha cuadre con lo que se paga. El registro en papel sigue siendo válido mientras no se apruebe el real decreto de registro digital, todavía en tramitación a octubre de 2026.

Qué pide el inspector: los contratos de trabajo, sus prórrogas y la justificación de la temporalidad; en los contratos a tiempo parcial, el registro de las horas realmente trabajadas.

Dónde falla la empresa:

• Contratos por circunstancias de la producción con una causa genérica que no explica qué la justifica ni cuánto durará.
• Encadenar contratos temporales para cubrir un puesto que es estructural.
• Contratos a tiempo parcial en los que se trabaja más horas de las pactadas.

Posible sanción: desde la reforma laboral de 2021, el uso fraudulento de la contratación temporal se sanciona por cada persona trabajadora afectada, con multas que podrían ir de 1.000 a 10.000 euros por contrato. Además, el contrato puede considerarse indefinido.

Cómo corregirlo: redacta la causa con datos concretos (qué pico de trabajo, en qué periodo) y revisa periódicamente qué contratos temporales cubren en realidad necesidades permanentes.

Qué pide el inspector: recibos de salarios de los últimos ejercicios, documentos de cotización y, a menudo, el convenio colectivo aplicable.

Dónde falla la empresa:

• Pluses o complementos que se pagan pero no se cotizan.
• Salarios por debajo de las tablas del convenio o del salario mínimo vigente.
• Conceptos exentos (dietas, kilometraje) sin justificantes que los respalden.

Posible sanción: según el caso, puede tratarse de una infracción grave o muy grave en materia laboral o de Seguridad Social, además de las cuotas que se reclamen con sus recargos.

Cómo corregirlo: cruza cada mes nómina, cotización y convenio, y guarda los justificantes de gastos y desplazamientos junto a la nómina en la que se abonan.

Qué pide el inspector: contratos mercantiles, facturas y cualquier documento que muestre cómo trabaja realmente el colaborador: horarios, herramientas, instrucciones recibidas.

Dónde falla la empresa:

• «Autónomos» con horario fijo, correo corporativo y un único cliente: la empresa.
• Facturas mensuales idénticas, que se parecen más a una nómina que a un servicio.
• Ningún documento que acredite que organizan su trabajo con autonomía.

Posible sanción: si la Inspección concluye que existe relación laboral, puede sancionar la falta de alta en la Seguridad Social por cada persona afectada y reclamar las cotizaciones no ingresadas con sus recargos.

Cómo corregirlo: revisa cada relación mercantil con los criterios de dependencia y ajenidad. Si el colaborador trabaja como un empleado más, lo prudente es regularizarlo antes de la inspección.

Qué pide el inspector: evaluación de riesgos y planificación preventiva actualizadas, registros de formación e información, entrega de equipos de protección y vigilancia de la salud.

Dónde falla la empresa:

• Evaluaciones de riesgos que no se han revisado tras cambios de puesto, de centro o la llegada del teletrabajo.
• Formación impartida sin hoja de firmas ni certificado.
• Planificación preventiva con medidas sin responsable ni fecha.

Posible sanción: en prevención de riesgos las cuantías son las más altas de la LISOS: de 2.451 a 49.180 euros en infracciones graves y hasta 983.736 euros en las muy graves.

Cómo corregirlo: coordina con tu servicio de prevención una revisión anual y guarda la evidencia de cada acción: quién recibió qué formación, cuándo y con qué contenido.

Qué pide el inspector: el registro retributivo (obligatorio en todas las empresas, sin mínimo de plantilla) y, en empresas de 50 o más personas, el plan de igualdad inscrito en el registro correspondiente.

Dónde falla la empresa:

• Pensar que el registro retributivo solo es obligatorio con plan de igualdad.
• Planes de igualdad negociados pero no inscritos, o caducados.
• Diferencias salariales del 25% o más entre sexos sin una justificación documentada, en empresas de 50 o más personas.

Posible sanción: no elaborar o no aplicar el plan de igualdad cuando es obligatorio puede calificarse como infracción grave (751 a 7.500 euros). Si se aprecia discriminación retributiva, la infracción podría ser muy grave.

Cómo corregirlo: actualiza el registro retributivo cada año y comprueba la fecha de vigencia y la inscripción de tu plan de igualdad.

Qué pide el inspector: el protocolo de prevención y actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo, y la prueba de que se ha comunicado a la plantilla.

Dónde falla la empresa:

• Creer que solo lo necesitan las empresas grandes: es exigible a todas.
• Tener un modelo descargado que nunca se ha adaptado ni comunicado.
• No tener un canal ni una persona de referencia para activar el protocolo.

Posible sanción: la falta de medidas para prevenir el acoso puede considerarse una infracción grave. Si se produce un caso de acoso y la empresa no actúa, la infracción podría ser muy grave.

Cómo corregirlo: adapta el protocolo a tu empresa, comunícalo por escrito, forma a quien lo gestiona y guarda la evidencia de cada paso.

• La mejor defensa ante la Inspección es haber revisado la documentación antes de que la pidan. Tres pasos bastan para empezar:

  1. Haz inventario. Comprueba que tienes, actualizados y localizables, los documentos de las siete áreas anteriores.
  2. Cruza la información. Registro de jornada, nóminas, cotizaciones y contratos deben contar la misma historia. Las incoherencias entre ellos son lo primero que detecta un inspector.
  3. Designa un responsable. Decide quién recibe el requerimiento, quién reúne la documentación y quién acompaña a la empresa en la comparecencia.

En Valanza somos un despacho laboralista, no una gestoría: revisamos tu documentación con criterio jurídico, te ayudamos a corregir lo que falte y, si ya has recibido un requerimiento, te acompañamos durante todo el procedimiento. Solicita una consulta con nuestro equipo de RRHH